Política de privacidad

Última actualización: 9 de noviembre de 2026

Esta política explica cómo ITX Support («nosotros») recopila, usa, guarda y protege la información en Xpedi (https://expediente.itxsupport.com), una aplicación de expediente clínico y agenda para clínicas y profesionales de la salud.

1. Responsables

Cada clínica que usa Xpedi decide qué información de sus pacientes registra y es responsable de ella (responsable del tratamiento). ITX Support trata esa información solo por cuenta de la clínica y para prestar el servicio (encargado del tratamiento). De las cuentas de las personas que usan la aplicación (administración, profesionales y personal) el responsable es ITX Support. Contacto: dsoto@itxsupport.com.

2. Información que tratamos

Cuentas de usuario: nombre, correo, rol, contraseña (guardada solo como hash seguro) y, si entra con Google o Microsoft, los datos de identidad que esos proveedores devuelven.
Información de pacientes registrada por la clínica o por el paciente en el formulario QR de la clínica: identificación y contacto, historial de salud, consultas, diagnósticos, recetas, odontograma, cuerpo humano, imágenes y, si la clínica lo activa, grabaciones de sesión hechas con el consentimiento del paciente. Es información sensible de salud.
Citas y los correos enviados a los pacientes (confirmaciones, recordatorios, bienvenida).
Datos técnicos: una bitácora de acciones (quién hizo qué y cuándo, dirección IP) y una cookie de sesión necesaria para mantenerle conectado. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento.

3. Datos de usuarios de Google

Google se usa en dos lugares, ambos opcionales: (a) cada profesional puede conectar su propia cuenta de Google para sincronizar las citas de la clínica con Google Calendar y enviar correos a sus pacientes desde su dirección de Gmail; y (b) el administrador de la plataforma (ITX Support) conecta una cuenta de Google propia, el «correo del sistema», que solo sirve para enviar los correos de las cuentas (la carta de bienvenida y el enlace para crear la contraseña) a los administradores de las clínicas. Entrar con Google también es opcional; cualquiera puede entrar con correo y contraseña.

3.1 Qué datos de Google leemos

Permiso	Datos a los que accede	Para qué lo usamos
openid, correo, perfil	Identificador de la cuenta de Google, correo, nombre y foto de perfil.	Iniciar sesión con Google, ligar la cuenta de Google a su usuario y mostrar qué cuenta está conectada.
Google Calendar – lista de calendarios (`calendar.calendarlist.readonly`)	La lista de sus calendarios: identificador, nombre, color, si es el principal y si puede escribir en él.	Elegir el calendario donde se guardan las citas de la clínica y mostrar cada uno de sus calendarios (con su color y la opción de ocultarlo) en la agenda de la clínica.
Google Calendar – eventos (`calendar.events`)	Los eventos de sus calendarios, solo de las fechas que se ven en pantalla: título, inicio y fin, si es de todo el día, lugar, descripción (primeros 1.500 caracteres), enlace al evento y si está marcado como ocupado o libre. Los eventos que la aplicación crea para las citas de la clínica.	Crear, actualizar y borrar las citas de la clínica en el calendario que eligió. Mostrar sus otros eventos en la agenda de la clínica para no agendar encima: el dueño ve el detalle de sus eventos; el resto de la clínica solo ve un bloque «Ocupado», sin título, lugar, descripción ni enlace.
Gmail – enviar (`gmail.send`)	Ninguno del buzón. La aplicación solo envía los mensajes que ella misma redacta.	Profesionales: enviar desde su dirección las confirmaciones, recordatorios y correos de bienvenida a sus propios pacientes, cuando el profesional o la clínica lo activa. Correo del sistema: enviar la carta de bienvenida y el enlace para crear la contraseña a los administradores de las cuentas nuevas.

Xpedi nunca lee, lista, busca ni borra mensajes de Gmail y no pide permiso para hacerlo: los pacientes responden a la confirmación de su cita con un enlace del correo. No generamos datos agregados ni anonimizados a partir de los datos de usuarios de Google.

3.2 Con quién se comparten

Los datos de usuarios de Google no se venden, alquilan ni transfieren a terceros, no se usan para publicidad ni para decisiones de crédito o préstamos, y no se entregan a corredores de datos. Solo se comparten así, y solo para las funciones anteriores: los bloques «Ocupado» (sin detalle) los ven los demás usuarios de la misma clínica; los correos que el usuario envía llegan a sus destinatarios; y nuestro proveedor de alojamiento, Microsoft Azure, guarda la base de datos y ejecuta los servidores bajo los términos de protección de datos de Microsoft. El personal autorizado de ITX Support solo accede cuando es estrictamente necesario por seguridad, por soporte que pida el usuario o por cumplimiento legal. Podemos revelarlos cuando lo exija la ley o una autoridad competente.

3.3 Inteligencia artificial

Los datos de usuarios de Google, originales o derivados, no se usan para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos de inteligencia artificial o aprendizaje automático, ni se envían a servicios de inteligencia artificial de terceros.

3.4 Cómo se protegen

El token de actualización de Google se guarda cifrado (Fernet: AES-128 con HMAC-SHA256) con una llave que no está en la base de datos. Los tokens de acceso, de corta duración, solo están en la memoria del servidor.
Todo viaja por HTTPS (TLS), tanto entre el navegador y nuestro servidor como entre nuestro servidor y Google.
Los datos de cada clínica están separados en la base de datos con seguridad por filas; dentro de la clínica, el acceso depende del rol, y el detalle de un evento del calendario solo lo ve su dueño.
Las acciones quedan en una bitácora, y el acceso a los servidores y la base de datos de producción está limitado al personal autorizado de ITX Support.

3.5 Cuánto se guardan y cómo se borran

Eventos leídos de Google: no se guardan en la base de datos; solo quedan en la memoria del servidor hasta 30 minutos, para no volver a pedirlos a Google en cada página, y luego se descartan. La lista de calendarios queda en memoria hasta 10 minutos.
Eventos que crea la aplicación: guardamos su identificador de Google junto a la cita de la clínica, para poder actualizarlo o borrarlo, mientras la cita exista. Si el usuario convierte uno de sus eventos de Google en cita de la clínica, esa cita se guarda como cualquier otro registro de la clínica.
Correos enviados por Gmail: solo guardamos un registro con destinatario, asunto, fecha y estado del envío, como parte de los registros de la clínica; no guardamos copia del mensaje.
La conexión (token de actualización, correo conectado e identificador de la cuenta de Google): se guarda mientras la cuenta siga conectada. Se borra de inmediato cuando el usuario pulsa «Desconectar» en «Email & Calendar» (o el administrador desconecta el correo del sistema), cuando se elimina el usuario o cuando se elimina la cuenta de la clínica (en los 90 días siguientes a la cancelación, ver la sección 8). El usuario también puede revocar el acceso cuando quiera en myaccount.google.com/permissions; desde ese momento la aplicación deja de usar Google hasta que se vuelva a conectar.
Para borrar todo lo asociado a una cuenta de Google, escriba a dsoto@itxsupport.com; lo hacemos en un plazo de 30 días.

3.6 Uso limitado (Limited Use)

El uso de los datos de usuario, originales o derivados, recibidos de las API de Google Workspace se ajustará a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado. El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google por Xpedi se ajustará a la misma política.

4. Cuentas de Microsoft

Si un profesional conecta Outlook / Microsoft 365, la usamos con las mismas reglas que Google: inicio de sesión, su calendario para las citas de la clínica y envío de correos a pacientes. Con Microsoft además leemos solo las respuestas de los pacientes a los correos de confirmación que envió la aplicación (por la referencia de la cita en el asunto) para marcar la cita como confirmada o cancelada.

5. Para qué usamos la información

Solo para prestar y proteger el servicio: llevar expedientes y agendas, enviar las comunicaciones que la clínica configura, dar acceso a cada persona según su rol, soporte, prevenir abusos y cumplir obligaciones legales. No vendemos información personal ni la usamos para publicidad.

6. Proveedores

La aplicación y su base de datos están alojadas en Microsoft Azure. Los correos se envían con la cuenta que conecta cada profesional (Google o Microsoft). Estos proveedores tratan los datos solo para prestarnos su servicio. Podemos revelar información cuando lo exija la ley o una autoridad competente.

7. Seguridad

Conexiones cifradas (HTTPS), tokens de acceso guardados cifrados, contraseñas como hash, separación de los datos de cada clínica en la base de datos, permisos por rol, bitácora de acciones y copias de seguridad.

8. Conservación

Guardamos la información mientras la cuenta de la clínica esté activa. Si la clínica cancela, puede pedir una exportación; después borramos sus datos en un plazo de 90 días, salvo lo que la ley obligue a conservar. Las copias de seguridad se eliminan en su ciclo normal.

Dentro de la aplicación las consultas se anulan (no se borran) y las imágenes clínicas se archivan, para que el expediente quede completo. La clínica, como responsable del expediente de sus pacientes, debe conservarlo el plazo que fije la ley: en odontología, al menos 5 años desde la última atención (Código de Ética del Colegio de Cirujanos Dentistas de Costa Rica, art. 65); en nutrición, hasta cinco años aunque la persona cambie de profesional o reciba el alta (Código de Ética del Colegio de Profesionales en Nutrición, art. 27). El Código de Ética del Colegio de Psicólogos no fija un plazo: se recomienda conservarlo al menos 5 años. Antes de cancelar, debe exportarlo y guardarlo. El secreto profesional sigue después de terminar la atención.

La sección de recetas es solo de seguimiento: la aplicación no emite recetas digitales ni electrónicas oficiales.

9. Sus derechos

Según la Ley 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales de Costa Rica y demás leyes aplicables, puede pedir acceso, rectificación o eliminación de sus datos. Los pacientes deben dirigirse a su clínica, que administra su expediente; nosotros le ayudamos a responder. Los usuarios de la aplicación pueden escribir a dsoto@itxsupport.com.

10. Menores de edad

La aplicación la usan clínicas y profesionales, no menores de edad. Las clínicas pueden registrar información de pacientes menores con la autorización de sus padres o encargados.

11. Cambios

Si cambiamos esta política publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha y avisaremos a los administradores de los cambios importantes.